Maverick-Buyging ist eine der größten Sorgen von Einkaufsleitern und Category-Managern:
Welche Vorgänge laufen in meinem Unternehmen am Einkauf vorbei?
Wie bekomme ich diese Ausgaben und Prozesse in den Griff?
Dieses weit verbreitete Problem nennt man Maverick Buying, es beschreibt alle Ausgaben und Beschaffungsvorgänge die abseits der vorgesehenen Wege vorgenommen werden. Ein klassischer Fall ist etwa der Einkauf von Marketing-Dienstleistungen. Die Rechnung geht an das Unternehmen, welches ohne Kontrolle des Einkaufs verbucht und bezahlt.
Lange Zeit lag der Fokus von Einkaufsabteilungen hauptsächlich auf Produkten die relevant für das Endprodukt sind – deshalb kommt Maverick Buying häufiger in indirekten Warengruppen vor. Ein weiterer Auslöser sind dezentrale und historisch gewachsene Einkaufsstrukturen, in denen verschiedene Tochtergesellschaften oder Werke unabhängig voneinander Güter beziehen.
Die Konsequenzen von Maverick-Buying sind indes enorm:
- Hohe Bezugskosten: Bedarfe sind nicht vorverhandelt und nach den besten Konditionen ausgewählt. Eine hohe Anzahl diverser Lieferanten führt zu verschenkten Bündelungspotenzialen.
- Hohe Prozesskosten: Unkontrollierte Bestellprozesse binden viel Zeit sowohl bei den Bedarfsträgern, als auch hinten heraus bei administrativen Prozessen wie der Lieferantenanlage und Rechnungsverbuchung
- Unsichere Lieferqualität: Die Lieferantenwertungen…) ausgewählt. Damit kann die Qualität nicht sichergestellt werden.
- Unsichere Liefersicherheit: Insbesondere in der aktuellen Lieferkettensituation ist dieser Faktor umso relevanter. Werden Lieferanten nicht gründlich und strategisch ausgewählt, besteht das Risiko von Lieferverzögerungen.
Alleine der finanzielle Nachteil von Maverick Buying liegt bei ca. 5-10%. Das ist beachtlich:
Bei einem Spend-Volumen von 300 Mio. € und einer Maverick-Buying-Quote von 30% beträgt der Nachteil mindestens 4,5 Mio. €!
Diese Mehrkosten lassen sich durch die Reduzierung von Maverick-Buying unmittelbar verhindern.
Der erste Schritt: eine genaue Problemanalyse.
Dass dieses Problem gelöst werden muss liegt auf der Hand und ist jedem Einkaufsverantwortlichen bekannt. Aber wie funktioniert das?
Der wichtigste Punkt, der in vielen Ratgebern und allgemeinen Tipps nicht vorkommt: bevor ein Problem gelöst werden kann, braucht es zunächst detaillierte Informationen wo es liegt.
Hier besteht in der Praxis bereits eine der größten Herausforderungen, denn es liegt nun einmal in der Natur der Sache von Maverick-Buying, dass diese Vorgänge nicht kontrolliert ablaufen. Nicht umsonst bezeichnet man Maverick-Buying auch als “Schatten-Einkauf”. Es herrscht also auch keine Transparenz darüber, wo der Maverick-Buying Anteil besonders hoch ist. Damit fehlen bereits die Ansatzpunkte für gezielte Maßnahmen.
Bevor also Maßnahmen getroffen werden können, müssen die folgenden Fragen beantwortet werden:
- In welchen Tochtergesellschaften oder Werken gibt es das meiste Maverick-Buying?
- Welche genauen (Sub-)Warengruppen sind betroffen?
- Bei welchen Lieferanten? Wie viele Lieferanten gibt es jeweils in den betroffenen Bereichen?
Durch gute und detaillierte Spend-Analysen über die gesamten Daten des Unternehmens (Bestellungen und Rechnungen) erhalten Sie Antwort auf diese Fragen.
Der zweite Schritt: der Ansatz an den konkreten Problembereichen.
Nun können Sie dazu übergehen, in den identifizierten Bereichen konkrete Maßnahmen zur Reduzierung des Maverick-Buyings zu treffen. Dies lässt sich nur mit einem Bündel aus organisatorischen, prozessualen und technologischen Maßnahmen erreichen, die immer als Gesamtpaket angegangen werden müssen.
Der richtige Mix unterscheidet sich je nach Art der Problemstellung und dem betroffenen Bereich. Es handelt sich dabei um die nachfolgenden Ansätze:
- Klare Prozesse definieren, die jeder Bedarfsträger kennt und versteht. Es muss zur Selbstverständlichkeit werden, dass diese Prozesse für jeden Beschaffungsvorgang eingehalten werden.
- Klare Budget-Grenzen definieren, ab denen der Einkauf bei einem Bedarf verpflichtend eingebunden ist und diesen prüft.
- Klare Verantwortlichkeiten im Einkaufsteam schaffen, damit Bedarfsträger ohne Probleme wissen an wen sie sich wenden können.
- Frühzeitige Einbindung des Einkaufs sicherstellen. Das geht nur dadurch, dass der Einkauf intern gut kommuniziert und serviceorientiert auftritt. Er sollte jedem Bedarfsträger einen Mehrwert durch gute Beratung und Unterstützung bieten.
- Standardisierung der Bedarfe & Einführung von Katalogen. Insbesondere bei indirekten Materialien ist es sinnvoll als Einkauf mögliche und vorverhandelte Artikel in Katalogen bereitzustellen, aus denen Bedarfsträger nur noch abrufen müssen. Auch für Dienstleistungen ist dies durch Standard-Leistungsverzeichnisse möglich.
- Einfache und intuitive Software-Lösung zur Bestellung anbieten. Diese sollte die Bedarfsträger durch die Einfachheit von selbst dazu bringen die nötigen Prozesse zu nutzen. Im Idealfall führt das System den Bedarfsträger so intuitiv durch den Prozess, dass er zu keinem Zeitpunkt überlegen muss und der nächste Schritt stets klar ist. Hier stehen Systeme im direkten Wettbewerb zur intuitiven Bedienung der privaten Amazon-Bestellung.
Fazit: die Reduzierung von Maverick-Buying birgt großes Potenzial.
Maverick-Buying lässt sich (leider-) nicht über Nacht lösen. Viel mehr bedarf es guter Vorbereitung im Rahmen der Problemanalyse und in einem zweiten Schritt einen Mix aus organisatorischen, prozessualen und technologischen Maßnahmen.
Die Effekte werden sich jedoch schnell einstellen und dem Einkauf darüber hinaus eine deutlich höhere Sichtbarkeit im Unternehmen generell, aber auch des Top-Managements ermöglichen. Die erhöhte und umfassende Kontrolle über alle Bedarfe ermöglicht strategischeres Arbeiten und erleichtert mühsame und ineffiziente Prozesse.
Nicht zuletzt vermeidet es unnötige Kosten. Wenn das kein Aufruf zur Lösung des Problems ist.
Also gehen wir’s an!
