Executive Summary
Die SSI SCHÄFER Gruppe ist ein weltweit führender Lösungsanbieter für alle Bereiche der Intralogistik. Das Familienunternehmen befähigt seine Kunden auf sechs Kontinenten, durch innovative Technologien und Software die Effizienz und Nachhaltigkeit der Lager-, Kommissionier- und Transportprozesse zu steigern und gestaltet so die Zukunft der Intralogistik.
Das Unternehmen stand vor einer komplexen Herausforderung: Wie lässt sich über drei verschiedene, global verteilte ERP-Systeme mit mehr als 35 Systemvarianten hinweg eine einheitliche Sicht auf den gesamten Spend schaffen? Und wie lassen sich unterschiedliche Warengruppen-Mappings in den verschiedenen ERP-Systemen harmonisieren und eine hinreichende Datenbasis für angebundene SRM- und ESG-Tools schaffen?
Mit kiresult konnte SSI SCHÄFER diese Herausforderung strukturiert lösen:
- Erstmalig 98% des globalen Spends klassifiziert und in einer Single-Point-of-Truth zusammengeführt
- Alle Daten aus einer sehr heterogenen Systemlandschaft mit drei ERP-Systemen und mehr als 35 Systemvarianten über mehrere Kontinente hinweg konsolidiert
- Vollumfängliche Nutzung der kiresult-Toolbox für Klassifizierung, Analytics, Projektmanagement und Savings-Tracking
Vom PoC bis zum Go-Live mit vollständiger Analytics-Transparenz über nahezu alle globalen Daten vergingen 3 Monate – trotz der Komplexität durch verschiedenste ERP-Systeme und internationale Stakeholder-Abstimmung.
Kennzahlen auf ein Blick:
You cannot manage what you cannot measure.
„Mit der kiresult-Toolbox haben wir erstmals die Möglichkeit, globale Transparenz über unsere Umsätze, Top-Lieferanten, die wichtigsten Teile und die größten Savingspotenziale zu erhalten. Das Tool ist ein absoluter Game Changer für die Wahrnehmung des Einkaufs im Unternehmen. Dank der Datenbasis können wir nun erstmals ein wirklich professionelles Warengruppenmanagement aufbauen. Und das Beste: Die kiresult-Toolbox ist so intuitiv, dass sie innerhalb kürzester Zeit zum Standardwerkzeug unserer Teams geworden ist. Eine klare Empfehlung für jedes Unternehmen, das seinen Einkauf auf das nächste Level heben will.“
Ausgangslage
Vor der Zusammenarbeit mit kiresult hatte SSI SCHÄFER zwar alle Einkaufsdaten in den lokalen ERP-Systemen, aber stand vor folgenden Herausforderungen.
- Fragmentierte Systemlandschaft: Drei verschiedene ERP-Systeme mit mehr als 35 Systemvarianten global verteilt – keine einheitliche Datenbasis
- Fehlende Transparenz: Keine valide Sicht auf den globalen Spend über alle Standorte und Systeme hinweg
- Inkonsistente Datenqualität: Unterschiedliche Warengruppen-Mappings in den verschiedenen Systemen
- Unzureichende Grundlage: SRM- und ESG-Tools benötigten eine bessere, konsolidierte Datenbasis
Die weltweite Präsenz von SSI SCHÄFER machte die Herausforderung komplexer: Alle Daten aus verschiedenen Regionen und Systemen mussten unter Einbindung internationaler Stakeholder in einer Single-Point-of-Truth transparent gemacht werden – eine globale Datenkonsolidierung über mehrere Kontinente hinweg.
Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, die diese Komplexität bewältigen kann, schnell implementierbar ist und dem globalen Einkaufsteam durchgängige Transparenz liefert.
Die Lösung
SSI SCHÄFER entschied sich für die kiresult-Toolbox, um auf Basis der bestehenden Daten aus allen drei ERP-Systemen eine einheitliche, globale Sicht auf den gesamten Spend zu schaffen.
Implementierungsverlauf:
- PoC (6 Wochen nach Datenbereitstellung): Um schnell einen Machbarkeitsnachweis zu erbringen, startete der Proof of Concept zunächst mit Daten aus zwei der drei ERP-Systeme. So konnte kiresult zügig die technische Machbarkeit der globalen Datenkonsolidierung demonstrieren.
- Implementierung (3 Monate nach PoC): Die vollständige Implementierung erfolgte agil und in mehreren Schritten. Datenquellen, die schneller bereitgestellt werden konnten, wurden priorisiert und bereits integriert, während parallel die Abstimmung für weitere Quellen lief. So entstand frühzeitig erste Transparenz, die kontinuierlich ausgebaut wurde.
- Go-Live CategoryLab & SpendAnalytics: Der produktive Go-Live erfolgte am 01.05.2025.
- Nutzer-Onboarding: Über 50 User wurden geschult, die die Lösung heute im Alltag einsetzen. 11 Key-User erhielten dabei spezielle und intensivere Schulungen.
- Modulare Erweiterung (November 2025): Der modulare Ansatz von kiresult ermöglichte SSI SCHÄFER, zunächst unsere Lösung zu etablieren und anschließend gezielt weitere Funktionalitäten zu ergänzen. Mit dem zusätzlichen Go-Live des ActionLog und Savings-Tracking Moduls nutzt SSI SCHÄFER seither die vollumfängliche kiresult-Toolbox.
Besonderheiten
Die Sammlung, Abstimmung und Validierung der Daten aus den verschiedenen Systemen mit internationalen Stakeholdern stellte eine besondere Herausforderung dar und führte zu kurzfristigen Verzögerungen. Die Dimension des Projekts wird dabei deutlich: Mit kiresult werden bei SSI SCHÄFER Produktionsstandorte, Vertriebsgesellschaften und Verwaltungssitze in Europa, Nordamerika, Südamerika, Asien und Australien abgedeckt. Gelöst wurde dies durch einen agilen, sukzessiven Ansatz: Schnell verfügbare Datenquellen wurden priorisiert und bereits integriert, während die Abstimmung für weitere Quellen parallel noch lief.
Besonders hervorzuheben ist die sehr enge Abstimmung zwischen dem Projektteam bei SSI SCHÄFER und kiresult: Während der Implementierung fanden mehrmals wöchentlich Regeltermine statt, um die Timeline sicherzustellen. Die Zusammenarbeit war durchweg von gegenseitigem Vertrauen und einer persönlich, humorvollen Ebene geprägt – eine wichtige Grundlage für den Projekterfolg.
Ergebnisse
Kennzahlen
- Spend-Abdeckung: 98% des globalen Spends wurden klassifiziert und sind in der kiresult-Lösung auswertbar – über alle ERP-Systeme und Kontinente hinweg in einer Single-Point-of-Truth.
- Spend-Volumen: Mehr als 1 Milliarde Euro globaler Einkauf transparent und steuerbar gemacht.
- Nutzer-Akzeptanz: >50 aktive Nutzer im globalen Einkaufsteam, davon 11 intensiv geschulte Key-User.
- Zeitersparnis: 90 % Zeitersparnis im Vergleich zur konventionellen Datenaufbereitung
- Savings: 9 % Savings realisiert (gemessen am gemanagten Spend) und erstmals transparent ausgewiesen
In der Praxis
- Globale Transparenz: Erstmals eine einheitliche, valide Sicht auf den weltweiten Spend über alle Systeme und Standorte hinweg.
- Verbesserte Datenqualität: Konsistente Warengruppen-Klassifizierung und harmonisierte Datenbasis für nachgelagerte Systeme (SRM, ESG-Tools).
- Effizientes Projektmanagement: Durch das ActionLog und Savings-Tracking werden identifizierte Potenziale strukturiert nachverfolgt und Maßnahmen konsequent umgesetzt.
- Kontinuierliche Weiterentwicklung: Enger, wöchentlicher Austausch mit kiresult zu aktuellen Anforderungen, Ideen und gemeinsamen Umsetzungen (z.B. Erweiterungen am ActionLog).
Genutzte Features
- CategoryLab: KI-gestütztes Klassifizierungsmodul, das SSI SCHÄFER volle Kontrolle über eigene Mapping-Regeln und Anpassungen ermöglicht.
- SpendAnalytics: Das zentrale Feature für globale Spend-Transparenz und tiefgehende Analysen – am häufigsten genutzt von SSI SCHÄFER.
- ActionLog & Savings-Tracking: Seit November 2025 im Einsatz für strukturiertes Projektmanagement und Nachverfolgung von Einsparpotenzialen.
Ausblick
Kurzfristige Schritte:
- Vollständige globale Abdeckung: Aktuell werden noch letzte kleinere Standorte und Datenquellen integriert, um 100% des globalen Spends transparent zu machen.
- Individualisierte Savings-Reports: Automatisierte Reports, die individuell für SSI SCHÄFER aufgesetzt sind und direkt im Postfach der Verantwortlichen landen.
Mittelfristige mögliche Erweiterungen:
- Preis-Indices: Anbindung von Preis-Indices (z.B. für Stahl), um Marktentwicklungen besser einschätzen zu können.
- Spend Insights Modul: Automatisierte Aufdeckung von Einsparpotenzialen durch intelligente Datenanalyse.
- KIRA: Freischaltung des AI-Assistenten, der es ermöglicht, Spend-Analysen und Savingspotenziale in natürlicher Sprache abzufragen.
- Schnittstelle zu SAP: Implementierung einer Echtzeit-Schnittstelle zu SAP S4/HANA.
