How can artificial intelligence be utilized in purchasing? 3 success factors.

How can artificial intelligence be utilized in purchasing? 3 success factors.

Wie gelingt der Einsatz von KI im Einkauf?

Die Digitalisierung, der Einsatz von Daten im Unternehmen und künstliche Intelligenz sind oft genannte Schlagworte. Doch bei einem Blick auf heute verbreitete Abläufe in Unternehmen wird deutlich, dass bei dem tatsächlichen Einsatz solcher Technologien noch großes Potential besteht.

In den vergangenen Jahren haben sich Unternehmen bei dem Einsatz von Technologie und genereller Prozessoptimierung oft auf ihre Produktionsprozesse konzentriert und deutliche Fortschritte erzielt. Administrative Prozesse, z.B. im Einkauf werden laut einer Studie hingegen lediglich bei 16 Prozent der befragten Unternehmen als gut oder sehr gut bewertet. Im Vergleich hierzu: Über die Hälfte der Unternehmen schätzen sich in Produktionsprozessen gut ein.

Die Digitalisierung, der Einsatz von Daten im Unternehmen und künstliche Intelligenz sind oft genannte Schlagworte. Doch bei einem Blick auf heute verbreitete Abläufe in Unternehmen wird deutlich, dass bei dem tatsächlichen Einsatz solcher Technologien noch großes Potential besteht.

In den vergangenen Jahren haben sich Unternehmen bei dem Einsatz von Technologie und genereller Prozessoptimierung oft auf ihre Produktionsprozesse konzentriert und deutliche Fortschritte erzielt. 

Administrative Prozesse, z.B. im Einkauf werden laut einer Studie hingegen lediglich bei 16 Prozent der befragten Unternehmen als gut oder sehr gut bewertet. Im Vergleich hierzu: Über die Hälfte der Unternehmen schätzen sich in Produktionsprozessen gut ein.

Folglich steht die Entwicklung von Prozessen zum Beispiel im Einkauf noch am Anfang. Wiederkehrende Abläufe sind seit vielen Jahren unverändert und hängen von der Erfahrung alt eingesessener Mitarbeiter ab und sind damit nicht zukunftsfähig aufgestellt.

Dies führt nicht nur zu hohen Prozesskosten, sondern auch zu langen Durchlaufzeiten, zum Beispiel von Bestellungen. Darüber hinaus sind solche Prozesse fehleranfällig und verursachen zusätzlichen Aufwand durch Kontrollinstanzen und manuelle Korrekturen. Die Folge sind frustrierte Mitarbeiter im Unternehmen und Einkaufsabteilungen können sich wegen der hohen operativen Auslastung nicht um strategische Themen oder Innovationen kümmern.

Wie lässt sich diese Problematik lösen?

Die gute Nachricht: diese Problemstellungen können durch den Einsatz von digitalen Technologien gelöst werden. Zum Teil werden die entsprechenden Lösungen sogar bereits im eigenen Unternehmen genutzt oder zumindest erprobt und müssen lediglich auf administrative Prozesse übertragen werden.

Im Einkauf lassen sich rein repetitive Aufgabenstellungen zum Teil durch den Einsatz von Robotic Process Automation lösen. Hierbei werden Arbeitsschritte anstatt von Hand durch virtuelle Roboter ausgeführt.  Es stellt sich jedoch oft die Problematik, dass Teilschritte nicht komplett standardisiert sind und menschliches Know-how erfordern. Ein Beispiel: Freitextbestellungen müssen einer Warengruppe zugeordnet werden, um spätere Analysen zu ermöglichen oder sie an die passende Einkäufergruppe weiterzuleiten. Hier stoßen auch Robotic Process Automation und IT-gestützte Prozesse aktuell an ihre Grenzen.

Aber auch für solche Problemstellungen lassen sich Lösungen finden. Hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel. Anwendungen aus diesem Bereich sind in der Lage, komplexe Muster und Zusammenhänge auf Basis historischer Daten, wie zum Beispiel Bestelltexten, zu erlernen und wiederholt zu nutzen. Diese Anwendungen können in bestehende Prozesse integriert werden und an den Stellen unterstützen, an denen sonst ein manuelles Eingreifen nötig ist.

So lassen sich das Potential vorhandener Unternehmensdaten ausschöpfen, zukünftige Prozesse erleichtern, Kosten sparen und Innovationen ermöglichen. Durch den Einsatz künstlicher Intelligenz entstehen für Unternehmen nachhaltige Wettbewerbsvorteile.

Wie sieht so eine Lösung im Einkaufsprozess aus?

Laut einer Studie von IDC planen aktuell 88 % der Unternehmen, ein KI-Projekt zu starten. Aber wie genau kann das im Einkauf aussehen und was gilt es dabei zu beachten?

Zunächst muss ein Prozess identifiziert werden, in dem der Einsatz von künstlicher Intelligenz tatsächlich Mehrwerte bietet. Ansatzpunkte hierfür sind ein hohes Aufkommen von repetitiver Arbeit bei gleichzeitigem Erfordernis menschlichen Wissens, bzw. Erfahrung. In den entsprechenden Teilschritten kann dann der Einsatz von künstlicher Intelligenz geprüft werden. Ein Beispiel ist die Bestell- oder Materialanlage, in der manuelle Kategorisierungen von Daten, wie Warengruppen oder Sachkonten, vorgenommen werden müssen.

Für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten in diesem Bereich sind folgende Aspekte besonders wichtig:

1. Enge Zusammenarbeit mit der IT und erfahrenen Partnern

Heute lassen sich Herausforderungen im Einkauf nicht ausschließlich mit dem Wissen der eigenen Abteilung lösen. Wichtig ist, die IT von Beginn an einzubinden um unter anderem die nötigen Daten bereitzustellen und bei der technischen Umsetzung zu unterstützen.

Viele Unternehmen verfügen zudem nicht über das nötige Know-how im Bereich der künstlichen Intelligenz. Oft ist auch externe Unterstützung im Bereich des Projektmanagements und der Umsetzung hilfreich.

2. Einfache Anwendbarkeit und Integration

Auch die beste Technologie trägt nichts zum Unternehmenserfolg bei, wenn sie mangels Integration nicht richtig eingesetzt werden kann, oder so umständlich zu bedienen ist, dass Mitarbeiter lieber bei den gewohnten Arbeitsweisen bleiben.

Folglich ist es maßgeblich, dass sich die Technologie bestmöglich in bestehende Prozesse und somit in den Arbeitsalltag einfügt. Idealerweise werden Mitarbeiter bei Ihrer Arbeit durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz im Hintergrund automatisch an den relevanten Arbeitsschritten ohne Medienbruch unterstützt.

3. Kooperation zwischen Mensch und Software

Ein großer Vorteil von KI-Algorithmen ist, dass sie mit zunehmendem Einsatz lernen und zuverlässiger werden, da sie die Abläufe im Unternehmen besser verstehen. Es ist somit ein Erfolgsfaktor, wenn KI-gestützte Prozesse auf ein Zusammenspiel zwischen Mensch und Software ausgerichtet sind, indem sie sich gegenseitig ergänzen und voneinander lernen.

Ein Beispiel: sagt ein Algorithmus im oben genutzten Anwendungsfall eine falsche Warengruppe auf Basis des Bestelltextes voraus, kann der Einkäufer diese korrigieren. Bei dem nächsten Durchlauf wird diese manuelle Korrektur berücksichtigt und es erhöht sich die Wahrscheinlichkeit einer besseren Vorhersage des Algorithmus.

Fazit

Technologisch lassen sich Algorithmen im Bereich der künstlichen Intelligenz bereits heute im Arbeitsalltag von Einkaufsabteilungen einsetzen. Es gibt zahlreiche Anwendungsfälle, in denen ein Einsatz echte Mehrwerte bringt und dazu beiträgt, das Unternehmen zukunfts- und wettbewerbsfähig zu machen.

Entscheidend ist die Praktikabilität, damit keine Schwierigkeiten für die tatsächlichen Anwender entstehen, sondern diese in ihrer Arbeit unterstützt werden. Die größte Herausforderung liegt darin, technologische Möglichkeiten in konkrete und laufende Anwendungen zu bringen. Prozesse gestützt mit künstlicher Intelligenz und kombiniert mit menschlicher Interaktion versprechen für Unternehmen das größte Nutzenpotential.

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